Qual é a diferença entre RPA e BPM?

Diferenças entre RPA e BPM

 

Para muitas organizações, alcançar a transformação digital não é um processo do dia para a noite. Felizmente, existem ferramentas para ajudar as organizações a fazer avanços significativos e estarem mais bem posicionadas para colher as recompensas de um ambiente de trabalho digital. 

 

Por anos, as tecnologias de gerenciamento de processos de negócios (BPM) têm sido uma parte essencial das estratégias de transformação digital de muitas organizações. À medida que surgem inovações na indústria, as empresas estão encontrando ainda mais oportunidades para se engajarem na tecnologia digital.

 

A Robotic Process Automation (RPA) tem ganhado popularidade como a mais recente ferramenta de automação para impulsionar a eficiência e a produtividade no ambiente de trabalho, mas como ela é diferente das abordagens tradicionais de gerenciamento de processos de negócios?

 

 

Principais diferenças entre RPA e BPM

 

A RPA está se tornando mais uma solução, mas como ela se encaixa no contexto das tecnologias de BPM existentes? O infográfico abaixo apresenta as principais diferenças entre o RPA e o BPM:

 

Principais diferenças entre RPA e BPM

 

 Vamos dar um passo atrás, para descrever as definições de RPA e BPM como metodologias distintas.

 

 

Definição de RPA

 

 

A Robotic Process Automation (RPA) é uma tecnologia de software, que permite que os funcionários se concentrem em tarefas de alta prioridade, enviando tarefas rotineiras e monótonas para que os "robôs" de software as concluam.

  

Esses robôs trabalham diretamente entre as interfaces de usuário do aplicativo, inserindo dados e acionando ações automaticamente em vários sistemas, atuando em nome de um funcionário. Como uma ferramenta de fácil utilização para o negócio e que não envolve programação, a tecnologia de automação de processos robóticos permite que profissionais não técnicos atendam a si mesmos e configurem robôs para resolver seus próprios desafios de automação.

  

 

Definição de BPM

 

O Business Process Management (BPM) é uma abordagem estratégica, que se concentra na reformulação dos processos de negócios existentes de uma organização, para obter eficiência e produtividade ideais. O software de BPM é o backbone básico para facilitar a conclusão dos projetos de uma organização, fornecendo uma variedade de ferramentas para ajudar a melhorar e agilizar a maneira como os processos de negócios são executados.

  

Os componentes de software do BPM podem incluir business analytics, motores de workflow, regras de negócios, formulários da Web e ferramentas de colaboração. Quase sempre as iniciativas de melhoria de processos de BPM são projetos de grande escala e podem afetar a tecnologia, os funcionários e os clientes de uma organização, gerando retornos transformacionais significativos.

  

 

BPM e RPA como uma abordagem combinada

 

Dadas suas metas similares de aumentar a produtividade e a eficiência, o BPM e o RPA não são abordagens concorrentes e trabalham juntos em harmonia. O RPA pode ser uma ferramenta valiosa para aumentar os ganhos obtidos com um sistema tradicional de BPM.

  

Em muitos casos, uma organização pode nem sempre ter recursos e tempo para implementar completamente um processo totalmente integrado e automatizado ou ter um processo que não requer nenhum envolvimento humano. Implementar BPM e RPA juntos pode trazer muito mais automação aos processos e chegar a resultados que apenas uma abordagem de tecnologia pode não alcançar.

  

 

Exemplo de BPM e RPA em ação: solicitação de acesso à rede (Network Access Request)

  

Os membros do departamento de TI estão envolvidos com uma série de responsabilidades altamente importantes para a organização, mas podem ser incomodados por várias tarefas repetitivas e manuais, que não exigem decisões complexas.

 

Abaixo, veja uma versão simplificada de um processo de solicitação de acesso à rede automatizado, no qual um funcionário envia uma solicitação para receber ou ser removido de um determinado aplicativo de software. Depois de ser aprovada por um supervisor, a TI pode revisar a solicitação e concluir a solicitação conforme apropriado.

 

Workflow Solicitação de Acesso a Rede

 

Nessa situação, o processo foi automatizado com um sistema de BPM, mas ainda envolve algum trabalho manual da TI. A conclusão da solicitação poderia envolver o login em vários aplicativos, abrindo as páginas apropriadas para conceder direitos de acesso, aplicando as configurações apropriadas, efetuando logout dos aplicativos e marcando a solicitação como concluída.

 

Como uma solicitação individual, a execução dessas tarefas pode não levar uma quantidade significativa de tempo, mas se estiver acontecendo várias vezes ao dia, ela pode desviar a atenção de outras ações valiosas que um profissional de TI qualificado precisará concluir.

 

Embora a TI possa querer monitorar de perto as solicitações para ver quem está obtendo acesso a quê, as ações reais envolvidas na concessão de acesso podem não ser tão importantes.

  

Adicionar um "bot" RPA para executar as tarefas manuais que provavelmente precisarão ser repetidas várias vezes à medida que os funcionários mudam de função ou ingressam na organização, melhoram ainda mais o fluxo geral do processo e liberam a equipe de TI para se concentrar em outro trabalho prioritário. Beneficia a organização para que os profissionais de TI foquem sua energia em tarefas que realmente exigem tomada de decisão humana e consideração diferenciada.

 

 

Lidando com trabalho repetitivo e demorado

 

Para os profissionais, mover-se entre aplicativos para executar ações específicas é uma atividade comum. Com esse trabalho chamado de “cadeira giratória”, os funcionários devem alternar constantemente entre vários sistemas para concluir uma tarefa específica em um processo automatizado.

  

Possivelmente, as aplicações com as quais os funcionários estão trabalhando não tenham uma API disponível para integração ou uma integração completa não se justificava para reduzir o trabalho manual dos funcionários. As tarefas manuais podem incluir ações como entrada de dados, pesquisa, cópia e colagem ou reunir relatórios de diferentes locais.

 

A tecnologia RPA ajuda a preencher esses tipos de lacunas em um processo de BPM, permitindo que as organizações atinjam um nível ainda mais alto de eficiência, que talvez não fosse possível antes. Os sistemas existentes continuam como estão, e os bots realizariam as ações monótonas que uma pessoa normalmente precisaria executar.

  

Uma vez que o bot tenha completado sua tarefa, o BPM pode reassumir o controle, encaminhando ações e resultados de acompanhamento para o funcionário concluir ou revisar. O descarregamento de tarefas repetitivas e demoradas para os bots como parte de uma solução de BPM ajudará os funcionários a concentrar melhor seus talentos em um trabalho mais produtivo, que só eles podem fazer.

 

 

Conclusão

 

Embora as tecnologias de BPM e RPA possam ser implantadas separadamente em iniciativas de transformação digital, quando elas são estrategicamente implementadas em conjunto é que seus benefícios individuais são combinados.

 

O BPM e o RPA se complementam, formando um duo poderoso, que pode ajudar as organizações a entregar mais em suas metas de automação de processos. No futuro, a RPA se tornará parte ainda mais integrante dos sistemas tradicionais de BPM e do conjunto geral de ferramentas de transformação digital das organizações.

 

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